রুয়েটে চালু হলো সমন্বিত হল ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার

আবাসিক হল ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা ও জবাবদিহি বাড়াতে ‘ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’ চালু করেছে রাজশাহী প্রকৌশল ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয় (রুয়েট)। ওয়েবভিত্তিক এ ব্যবস্থার মাধ্যমে হলের ফি, ডাইনিং, সিট বরাদ্দ, সম্পদ ব্যবস্থাপনা, কর্মচারীদের বেতন, অভিযোগ ও নোটিশসহ বিভিন্ন কার্যক্রম ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে পরিচালিত হবে।

সোমবার (৩১ আগস্ট) বিশ্ববিদ্যালয়ের উপাচার্য অধ্যাপক ড. এস এম আব্দুর রাজ্জাক সফটওয়্যারটির উদ্বোধন করেন। এ সময় উপ-উপাচার্য অধ্যাপক ড. মো. আখতার হোসেনসহ বিভিন্ন অনুষদের ডিন, শিক্ষক ও শিক্ষার্থীরা উপস্থিত ছিলেন।

বিশ্ববিদ্যালয় সূত্রে জানা গেছে, এত দিন হলের বিভিন্ন ফি পরিশোধ, ডাইনিং কুপন, বকেয়া ব্যবস্থাপনা ও সম্পদের হিসাবসহ বেশির ভাগ কার্যক্রম ম্যানুয়ালি পরিচালিত হতো। এতে শিক্ষার্থীদের দীর্ঘ সময় লাইনে দাঁড়াতে হতো। নতুন ব্যবস্থায় এসব কার্যক্রম অনলাইনে সম্পন্ন করা যাবে।

রুয়েটের আইসিটি সেলের পরিচালক ড. মো. সামিউল হাবিব বলেন, “কোনো আউটসোর্সিং ছাড়াই আইসিটি সেলের জনবল দিয়ে সফটওয়্যারটি তৈরি করা হয়েছে। পাইলট প্রকল্প হিসেবে মেল হল ১ এ এটি চালু হচ্ছে। দুই সপ্তাহ পরীক্ষামূলকভাবে চালানোর পর পাওয়া মতামতের ভিত্তিতে দ্রুত পুরো ক্যাম্পাসে এটি চালু করা হবে।”

তিনি বলেন, “শিক্ষার্থীরা অনলাইনে হল ফি পরিশোধ, নোটিশ পাওয়া এবং ডাইনিংয়ের ডিজিটাল কুপন ব্যবহারের সুবিধা পাবেন। পাশাপাশি পরীক্ষার রেজিস্ট্রেশন ও ফরম পূরণেও অনলাইন সুবিধা থাকবে।”

নতুন ব্যবস্থায় হল ফি, সিট ভাড়া, ডাইনিং চার্জ ও রেজিস্ট্রেশন ফি বিকাশ, নগদ, রকেট, ডেবিট ও ক্রেডিট কার্ড এবং ইন্টারনেট ব্যাংকিংয়ের মাধ্যমে পরিশোধ করা যাবে। লেনদেন শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মানি রিসিট তৈরি হবে।

বকেয়া ব্যবস্থাপনাও সফটওয়্যারের সঙ্গে যুক্ত থাকবে। কোনো শিক্ষার্থীর হলের বকেয়া থাকলে সিস্টেম তা শনাক্ত করবে এবং বকেয়া পরিশোধের ব্যবস্থা দেখাবে। বকেয়া পরিশোধ না করা পর্যন্ত কোর্স রেজিস্ট্রেশন করা যাবে না। বিশেষ পরিস্থিতিতে প্রভোস্ট শর্তসাপেক্ষে সময় বাড়ানোর সুযোগ পাবেন। নির্ধারিত সময়ে ফি পরিশোধ না করলে প্রতি মাসে ৫০ টাকা জরিমানার ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে।

ডাইনিংয়ে কাগজের কুপনের পরিবর্তে চালু হচ্ছে ডিজিটাল টোকেন। শিক্ষার্থীরা স্মার্ট কার্ডে টাকা রিচার্জ করে আগের দিন খাবারের টোকেন কিনতে পারবেন। ডাইনিংয়ের আরএফআই মেশিনে কার্ড স্ক্যান করে টোকেন যাচাইয়ের পর খাবার নেওয়া যাবে। এতে টোকেন পুনর্ব্যবহার বা নকলের সুযোগ কমবে। খাবার বিক্রি ও ব্যবহারের তথ্য সংরক্ষিত থাকায় চাহিদা অনুযায়ী খাবার প্রস্তুত এবং অপচয় কমানো সম্ভব হবে।

সফটওয়্যারে হলের আসবাব, বৈদ্যুতিক সরঞ্জাম, জেনারেটর ও রান্নাঘরের সরঞ্জামসহ বিভিন্ন সম্পদের ডিজিটাল তালিকাও থাকবে। সম্পদের অবস্থান ও বর্তমান অবস্থা জানা যাবে এবং প্রয়োজন হলে অনলাইনে মেরামতের আবেদন করা যাবে।

এ ছাড়া হলের কর্মচারীদের হাজিরা, ছুটি ও বেতন ব্যবস্থাপনা, অনলাইনে সিট ও রুম বরাদ্দ, হল পরিবর্তন, অভিযোগ গ্রহণ এবং নোটিশ প্রচারের সুবিধা থাকবে। শিক্ষার্থীরা নিজেদের প্রোফাইল থেকে এসব সেবা নিতে পারবেন।

বিশ্ববিদ্যালয় প্রশাসনের আশা, নতুন এ ব্যবস্থার ফলে হলগুলোতে কাগজপত্র ও নগদ লেনদেনের ওপর নির্ভরতা কমবে। একই সঙ্গে আর্থিক ও সম্পদ ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা বাড়বে এবং শিক্ষার্থীদের দৈনন্দিন প্রশাসনিক ভোগান্তিও কমবে।